Сборник тезисов докладов IX Международной молодежной научной конференции

Полярное сияние 2006

Ядерное будущее: безопасность, экономика и право

Содержание сборника

Секция «Экономика и международное сотрудничество в области ядерных технологий»

Все доклады секции


ОПЫТ АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ВЕДЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ПРОТОКОЛОВ СОВЕЩАНИЙ В ПРОЕКТЕ ДОСТРОЙКИ 3-ГО ЭНЕРГОБЛОКА КАЛИНИНСКОЙ АЭС (НА ПРИМЕРЕ ВНЕДРЕНИЯ ПРОГРАММНОГО КОМПЛЕКСА "PRIMAVERA EXPEDITION"

Шаройко Ф.В.

ФГУП концерн «Росэнергоатом»

Проведение совещаний — неотъемлемая часть управления любым проектом. На совещаниях анализируется ситуация по проекту
в целом, рассматриваются текущие вопросы и принимаются оперативные решения (каждое такое решение впоследствии становится одним из пунктов протокола). Совещание протоколируется с назначением сроков и ответственных за выполнение пунктов протокола. Каждое последующее совещание начинается с рассмотрения невыполненных пунктов, причин невыполнения и принятия решения, что дальше делать с данным пунктом (перенести сроки, разбить на более мелкие шаги, снять с контроля как потерявшего актуальность и т.д.).

В процессе реализации проекта достройки 3-го энергоблока Калининской АЭС постоянно проводились совещания самых различных уровней, начиная от совещания у Руководителя федерального агентства по атомной энергии (ФААЭ) до объектовых штабов и оперативок. Периодичность проведения перечисленных видов совещаний составляла - от ежедневных, до одного раза в два месяца.

Что же мы имели на выходе: сотни совещаний различного уровня и сотни протоколов; тысячи принятых решений, тысячи пунктов протоколов; целая армия ответственных исполнителей и бесчисленное количество контрольных сроков выполнения поручений.

Как контролировать выполнение пунктов протоколов и не заблудиться в этом огромном объеме информации? Что делать, если для принятия правильных управленческих решений руководству требуются ежедневные справки о ходе выполнения пунктов протоколов совещаний?

Ответ очевиден: автоматизировать систему ведения и контроля выполнения пунктов протоколов совещаний.

Нами выбран готовый программный продукт - «Primavera Expedition», который был оптимизирован под нашу структуру и задачи.

«Primavera Expedition» позволяет вести протоколы совещаний всех различных уровней в единой базе данных; прикреплять к протоколу всю сопутствующую информацию (комментарии, заметки, сопроводительные письма, упоминаемые приказы и постановления, входящую и исходящую корреспонденцию и т.д.); вести поиск и сортировку по названию, дате, фамилии ответственного и другим параметрам; произвести персональную настройку режима предупреждения о невыполненных пунктах протокола (режим светофора: красный - пункт не выполнен, желтый - скоро подойдет контрольный срок выполнения пункта, зеленый - контрольный срок еще не скоро); формировать справки с любыми заданными характеристиками и многое другое (выше перечислены функции «реально» используемые нами в работе).

Мы прошли все этапы внедрения нового продукта; убедили «консервативное» руководство в необходимости автоматизации; «напугали» ответственных за выполнение пунктов протоколов совещаний тем, что теперь информация об их действиях или бездействии ежедневно ложится на стол начальства; регулярно рассылали уведомления-предупреждения о «горящих пунктах» и руководству и исполнителям. И в результате Primavera Expedition стала «врагом» для недобросовестных исполнителей и «другом» для руководителей, заинтересованных в выполнении их поручений.